Region København
Region Københavns forretningsorden
Region Københavns forretningsorden for regionsbestyrelsen, vedtager November 2014
- Regionsbestyrelsen tegnes som regionen udadtil af formand og næstformand.
- Regionsbestyrelsesmøder indkaldes af formanden, pr. e-mail, med dagsorden og mindst to uger i forvejen. Møderne afholdes efter behov, dog mindst 2 gange årligt.
- Afstemninger afgøres ved simpelt stemmeflertal, med formandens stemme som udslagsgivende ved stemmelighed.
- Ved regionsbestyrelsesmøder skal opnås flertal blandt de fremmødte regionsbestyrelses- medlemmer.
- Hvis lokalafdelingsmedlemmer af regionsbestyrelsen for Region København ikke kan deltage i et regionsbestyrelsesmøde, kan lokalafdelingen sende en eller flere suppleanter/stedfortrædere fra denne lokalafdeling efter aftale med regionsformanden.
- Ved hastesager, som skal afgøres af hele regionsbestyrelsen, kan afstemninger foretages pr. e-mail frem for at der indkaldes til ekstraordinært regionsbestyrelsesmøde. Alene faste regionsbestyrelsesmedlemmer har stemmeret ved e-mail afstemninger (der er altså ingen ”suppleanter” ved e-mail afstemninger). I lokalafdelinger med en bestyrelse, der kun består af formanden, kan denne udpege en person nr. 2, som har stemmeret på lokalafdelingens vegne ved e-mail afstemninger.
- Ved e-mail afstemninger skal opnås flertal blandt de afgivne stemmer. Frist for e-mail afstemning skal være mindst en uge.
- Regionens midler skal hovedsagelig benyttes til støtte af arrangementer enten i lokalafdelingernes regi eller i regionens regi, se punkt 4 og 5.
- Der kan refunderes mindre beløb til hver lokalafdeling til administrative opgaver (porto, print m.v.), se punkt 6.
- En mindre del af regionsmidlerne kan anvendes til regionsformandsskabets transport og andre udgifter i forbindelse med repræsentation.
- Udgifter til afholdelse af regionsbestyrelsesmøderne afholdes af regionens midler.
- Et overordnet budget med rammebeløb vedtages af regionsbestyrelsen i starten af året.
- Lokalafdelinger kan søge regionen om underskudsgaranti til arrangementer, som medvirker til at fastholde eksisterende medlemmer og tiltrække nye medlemmer i området.
- Ansøgninger ind til 2000 kr. tager formand og næstformand stilling til. Ansøgninger over 2000 kr. tager den samlede regionsbestyrelse stilling til (ved et regionsbestyrelsesmøde eller via e-mail, se punkt 2).
- Ansøgninger om underskudsgaranti skal begrundes og vedlægges et budget for arrangementet. Ansøgninger skal sendes til regionsformand eller –næstformand senest to uger før arrangementet. Der kan således ikke ansøges med tilbagevirkende kraft efter et arrangements afholdelse.
- Regionsformanden orienterer løbende resten af regionsbestyrelsen om imødekomne ansøgninger via e-mail og/eller på login-beskyttet del af regionshjemmesiden.
- Senest to uger efter arrangementet skal et regnskab sendes til regionsformanden. Hvis garantibeløbet har været ydet øremærket 4.8en speciel udgift skal originalbilag for udgiften medsendes.
- Regnskab for årets (hidtil) ydede beløb til arrangementer fremlægges af regionsformandsskabet ved hver regionsbestyrelsesmøde.
- Penge til dækning af underskud udbetales almindeligvis når lokalafdelingen aflægger regnskab for arrangementet. Det kan dog aftales, at garantibeløbet udbetales på forskud, i hvilket tilfælde en eventuel ubrugt del af garantibeløbet tilbagebetales i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.
- Hvis der udbetales honorarer til foredragsholdere, skal der oplyses navn, adresse og CPF-nummer på den pågældende person. Dette gælder uanset om regionen har støttet arrangementet. Foreningen skal nemlig i disse tilfælde lønangive dette til SKAT.
Regionsformanden tager sig af dette efterfølgende ved aflevering af bilag til foreningens kasserer. - Det er muligt at ansøge om befordringsgodtgørelse i egen bil efter statens takster til den for enhver tid gældende takst eller befordringsgodtgørelse med det billigst mulige transportmiddel. Dette skal ligeledes angives til SKAT, så proceduren i punkt 4.7 gælder også i dette tilfælde.
- Arrangementer godkendes af formanden og næstformanden, men kan arrangereres af en hvilken som helst personkreds i eller udenfor regionsbestyrelsen.
- Budget for regionsarrangementer godkendes af formand og næstformand eller den samlede regionsbestyrelse svarende til proceduren i punkt 4.1. Regionsformandsskabet informerer løbende svarande til proceduren i punkt 4.3.
- Regnskab for et regionsarrangement skal aflægges senest to uger efter arrangementet og fremlægge spå næste regionsbestyrelsesmøde jf. punkt 4.5.
- Formanden sørger efter aftale for mailudsendelse til regionens medlemmer om arrangementet samt for annoncering på regionens webside.
- Lokalafdelingen kan årligt refunderes mindre adminisstrationsudgifter til dækning af for eksempel porto/kuverter/print. Der refunderes ikke transportudgifter eller forplejning i forbindelse med møder i lokalafdelingen.
- Det samlede beløb afsat til administrationsafgifter fastlægges af regionsbestyrelsen i rammebudtettet.
- Det er lokalformanden der for sin lokalafdeling kan søge og få refunderet udgifter. Regionen skal altid have originalbilagene.
- Af hensyn til regionens aflæggelse af regnskab er sidste frist for ansøgning om refusion af administrationsugifter den 1. oktober. Eventuelle udgifter afholdt efter 1. oktober, som ønskes dækket, kan der ansøges om efter regionens årsmøde i november, dvs. når den nye regionsbestyrelse og ny formand/næstformand er konstitueret.
- Om en administrationsudgift er rimelig og kan dækkes afgøres af regionens formand og næstformand. Hvis en lokalafdeling er i tvivl om rimeligheden i en administrationsudgift kan man på forhånd spørge og få et bindende tilsagn om dækning.